企业应如何保护自身商业秘密

唐青林


　　一、大型企业宜建立“商业秘密管理委员会”。
　　从社会实践情况来看，商业秘密管理委员会是企业商业秘密保护管理机构的常见形态。无论是一级企业还是二级企业，随着商业秘密的重要性凸显，各企业的保护意识迅速提高，都纷纷建立起专门的商业秘密管理委员会，负责企业有关商业秘密保护的事宜，并且实践证明也取得了显著的成效。
　　商业秘密管理委员会是从总体上负责企业所有有关商业秘密保护的工作，包括制定保密规章制度、认定保密事项、开展保密教育、建立完善的档案管理制度等等，有利于企业保密工作的系统化、条理化，能够更好的保护企业的商业秘密，提高企业的经济效益和市场竞争力；也可以避免企业，尤其是大型企业，体制混乱，运转不灵，领导关系不明确，各员工不清楚各自的保密义务和保密范围，整个企业的保密措施就如一盘散沙，处处都给那些有侵权想法的人留下可钻的空子。因此，建立专门的商业秘密管理委员会对企业的商业秘密保护具有积极意义。
　　《广东省技术秘密保护条例》第七条对此有规定，单位应当建立和健全技术秘密保护制度，确定技术秘密保护管理机构和专职、兼职管理人员，采取有效措施，保护本单位的技术秘密。
　　商业秘密管理委员会作为企业技术秘密保护管理机构，其人员基本由企业负责人、各部门派出的代表，以及各涉密部门的负责人组成，还可以吸收具有商业秘密知识的专业人员，比如律师。商业秘密管理委员会主要履行如下职责：
　　（1）制定保密规章制度，使保密义务人在履行保密义务时有章可循，经企业决策机构审查批准后付诸实施，并负责日常监督检查企业各部门和各员工认真执行企业保密规章制度，以求保密的制度化、完整性，以及可操作性。
　　（2）负责认定本单位的秘密事项，根据不同的秘密种类制定不同的管理办法。以及做到随时产生秘密，随时开始保密工作；同时对于在企业生产经营期间有必要转化为非商业秘密的商业秘密，应及时解除保密措施。
　　（3）积极组织开展员工的保密教育和培训，从员工的思想上着手，使保密观念深入人心。把物理措施和对人的措施相结合，更有效的保护企业的商业秘密。
　　（4）建立并不断完善档案管理制度，监督企业商业秘密的归档工作，尤其是重要的商业秘密，避免给他人留下可趁之机。把档案分门别类，设定等级，企业员工只能接触企业规定级别的某一类型的商业秘密，并健全登记制度，做到不管何人、何时、何地、何因，都及时登记备案。
　　（5）负责企业日常对外交流时的商业秘密的管理工作。例如，企业外的人对企业进行考察、参观、访问、实行等，商业秘密管理委员会应该制定相关规章制度，同时对有关企业人员进行专门培训，学习如何防止商业间谍以参观访问等为借口借机侵犯企业的商业秘密。
　　（6）固定一段时间为一周期，可以是一个月，也可以是一年，一般由各企业根据自身情况予以确定。主要根据员工的日常表现，对先进者予以表彰，对轻微违反企业保密规章的员工进行惩罚，对已经违反法律的员工追究其法律责任。通过赏罚分明，来鼓励员工保护商业秘密，威慑员工侵犯商业秘密，从而有效保护企业的商业秘密。
　　各企业还可以根据各自的实际情况，决定是否成立商业秘密管理委员会的办事机构或专兼职保密员，负责保密的日常工作。

　　二、企业应妥善管理核心技术秘密资料
　　商业秘密对企业的重要性越来越明显，尤其是核心商业秘密，一旦泄露，会给企业造成巨大的损失。因此，企业应该妥善保护商业秘密，更应该妥善保护核心技术资料。
　　首先，企业核心技术资料不宜掌握在个别人或少数几个人的手上，在决定核心技术资料的知悉范围前，应当根据该技术资料本身的特点，将核心商业秘密分割成几份，分别由不同的人保护，互相不得向其他成员打探秘密其他部分的内容。
　　其次，与掌握核心技术资料的人签订不同于一般企业员工的保密协议，并可以约定更严密的竞业禁止条款。制定完善的核心技术档案整理、归档、保密分级、保存、借阅、复印、传真、销毁等各项规章制度以及实施细则，企业核心技术资料的管理工作有章可依，有规可循。
　　最后，从硬件设施着手。把核心技术资料研发、生产等相关区域设定为保密区域，防止无关人士的随意进入；规范核心技术资料的复印、传真、销毁行为；配置专门的打印机、传真机、碎纸机等设备，以免泄密；给核心技术资料配置专门的存储电脑，对电脑采取加密措施，并禁止联网，等等。

　　三、企业的商业秘密保密措施并非越严密越好
　　商业秘密的秘密性是获得有关法律保护的前提，一旦公开，就不再属于法律上界定的商业秘密，因此企业应该采取合理的保密措施竭力保持其秘密性。但商业秘密的价值性是促使企业对其进行保密的动力，而价值的实现要求商业秘密投入到生产或经营中去。因此，企业既要尽量保证商业秘密不被非法泄露，采取的保密措施又要有利于企业生产经营，并非越严密越好。
　　《国家工商行政管理局关于商业秘密构成要件问题的答复（1998）》中提出，只要权利人提出了保密要求，商业秘密权利人的职工或与商业秘密权利人有业务关系的他人知道或应该知道存在商业秘密，即为权利人采取了合理的保密措施，职工或他人就对权利人承担保密义务。”最高人民法院《关于审理不正当竞争民事案件应用法律若干问题的解释》（法释〔2007〕2号）规定，权利人为防止信息泄漏所采取的与其商业价值等具体情况相适应的合理保护措施，应当认定为反不正当竞争法第十条第三款规定的“保密措施”。
　　根据以上法律规定，企业应当采取合理的保密措施。企业让员工或有业务关系的他人知道或应该知道存在商业秘密，或者采取了与商业秘密价值相等的保护措施，都属于法律上要求的合理的保密措施。因此，企业的保密措施，主要应达到既利于保密又利于生产经营的效果，而不是单纯的越严密越好。

　　四、对外开展合作应要求合作对方签署《保密协议书》
　　《商业秘密保密协议》是商业秘密权利人与已经知悉或即将知悉其商业秘密的人签订的，约定保密义务，明确保密范围、保密期限，以及违约责任等保密相关事项的协议，一般以书面文件形式签署。《广东省技术秘密保护条例》和《浙江省反不正当竞争条例》都规定技术秘密保护协议应当采用书面形式。
签署《商业秘密保密协议》是商业秘密权利人保护其商业秘密最常见的有效方法，它可以说明商业秘密的存在；在法定保密义务的基础上，明确义务人的保密范围、保密期限，以及其他有必要明确说明的事项；并且协议中可以约定违约责任，有利于保护商业秘密。在发生商业秘密侵权纠纷后当事人还可把该协议当做证据使用，证明权利人采取了合理的保密措施。
　　《广东省技术秘密保护条例》、《浙江省反不正当竞争条例》都规定技术秘密保密协议一般应具备以下主要内容：（一）保护内容和范围；（二）保护期限；（三）对方的权利和义务；（四）违约责任；（五）其他。
　　根据相关法律规定，以及在总结保密经验的基础上，可以确定商业秘密保密协议的内容包括但不限于以下几个方面：
　　（一）保密的内容和范围。不同的企业所持的商业秘密是不同的，因而关于保密的内容和范围也应该根据自身特点进行约定，根据各自的具体情况作出适宜的划定。
　　（二）约定义务人的保密义务。双方在保密协议中具体描述义务人应当承担的保密义务的具体内容，促使义务人更好的履行保密义务。
　　（三）保密期限。尽管商业秘密的特性决定了保密期限应与商业秘密的存续期间相同。但很多人误以为保密期限与劳动合同的期限相同，劳动合同解除后，义务人便不再承担原单位的保密义务。为了避免义务人因这种错觉导致侵犯商业秘密，权利人一般都会在协议中与义务人约定保密的期限，可以是一个确定的期限（比如10年），也可以是一个不确定性的期限，比如约定保密期限与商业秘密的存续期限相同。
　　（四）对第三人合同义务条款。企业在聘用新员工时，如果该员工没有承担对原单位的保密义务或竞业禁止义务，则应当在合同中明确保证：职工在企业内使用的任何知识，均与以前的单位无关；职工接受公司交付的任何任务，均不会侵犯原单位的商业秘密。如果该员工承担了对原单位的商业秘密的保密义务，则应当在合同中明确要求该员工在执行单位工作时不得侵犯原单位的商业秘密。
　　（五）违约责任。保密协议可以约定违约责任，可以是支付违约金的方式，也可以是赔偿损失的方式，还可以确定详细的赔偿计算办法。
　　（六）争议的解决途径。可以约定发生纠纷时的解决办法，主要包括：协商解决、调解、诉讼、仲裁。
　　（七）协议的效力和更改。当事人应当约定协议生效的时间，以及当事人对协议修改的权利。一般都约定协议修改必须经双方一致同意才有效。
　　除了以上条款，当事人还可以根据各自的具体情况，约定其他事项，如职务作品、合作作品的归属问题。



编者注：本文摘自北京市安中律师事务所唐青林律师主编的《中国侵犯商业秘密案件百案类评》（中国法制出版社出版）。唐青林律师近年来办理了大量侵犯商业秘密的民事案件，为多起涉嫌侵犯商业秘密罪提供辩护，在商业秘密法律领域积累了较丰富的实践经验，欢迎切磋交流，邮箱：lawyer3721@163.com，电话：13910169772。

北京市人民政府


北京市人民政府关于印发北京市人民政府工作规则的通知

京政发［2003］2号


各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：
　　《北京市人民政府工作规则》已经本届政府第一次常务会议审议通过，现予印发，请遵照执行。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二〇〇三年一月三十日


北京市人民政府工作规则
（二〇〇三年一月二十一日第一次市政府常务会议通过）

总 则

　　一、为推进依法行政，使市政府各项工作规范化、制度化，进一步提高行政效能，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》和市政府工作要求，制定本规则。
　　二、市政府组成人员要高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻 “三个代表”重要思想，坚决执行党的路线、方针、政策，保证政令畅通；按照“新、近、严、实、先”的要求，开拓创新，贴近群众，从严治政，求真务实，奋勇争先；艰苦奋斗，廉洁奉公，自觉接受人大代表、政协委员和社会各界的监督，调动和凝聚一切积极因素，努力使首都各项工作走在全国前列。
　　三、市政府各工作部门要认真依照法律法规行使职权，各司其职，各负其责，在各自职权范围内，独立负责地做好工作；精简会议、文件和事务性活动，简化办事程序，提高工作效率，保证工作质量；树立大局意识，相互协调，密切配合，切实贯彻落实市政府的各项决策。

市政府组成人员职责

　　四、市政府由下列人员组成：市长，副市长，市政府秘书长，市政府组成部门的主任、局长。
　　五、市政府实行市长负责制，市长领导市政府的工作。副市长协助市长工作。
　　市长出差（出访）期间，由常务副市长主持市政府工作。
　　六、市长负责召集和主持市政府全体会议、市政府常务会议、市长办公会议等会议。市政府工作中的重大事项，必须经市政府全体会议、市政府常务会议或市长办公会议讨论决定。
　　七、副市长按照分工处理分管工作，受市长的委托，负责其他方面的工作或专项任务,并可代表市政府进行外事活动。
　　八、市政府秘书长在市长领导下，协助处理市政府的日常工作。
　　九、市政府组成部门根据法律法规和市政府规章、决定，在本部门职权范围内履行职责，行使权力。市政府组成部门主任、局长负责本部门的工作。

会 议 制 度

　　十、市政府实行全体会议、常务会议和市长办公会议等会议制度。
　　十一、市政府全体会议。由市政府组成人员组成，由市长或者市长委托常务副市长召集和主持。会议主要任务是：
　　（一）传达贯彻党中央、国务院及市委的重要决定事项；
　　（二）决定和部署市政府的重要工作；
　　（三）通报市人大、市政协会议情况和全市经济、社会发展形势及重要工作；
　　（四） 讨论其他需要市政府全体会议讨论的事项。
　　市政府全体会议一般每年召开1至2次。根据需要，可以请市政府副秘书长、市政府有关部门负责人和区县长列席；可以邀请市委、市人大常委会、市政协常委会、市高级人民法院、市人民检察院领导和市委有关部委以及有关群众团体、民主党派、工商联及新闻单位负责人列席。
　　十二、市政府常务会议。由市长、副市长、市政府秘书长组成，由市长或者市长委托常务副市长召集和主持。会议主要任务是：
　　（一）研究审议全市国民经济和社会发展的长远规划、年度计划、财政预决算；
　　（二） 研究审议需要向国务院请示、报告或者向市委、市人大常委会报告的重要事项；讨论和通过提请市人大常委会审定的议案和提请市人民代表大会审议的政府工作报告草案；讨论和通过提请市人大常委会审议的地方性法规草案或市政府规章；
　　（三）讨论制定市政府工作计划和事关全局的重大事项；
　　（四）讨论和通过按照法律、法规规定需要由市政府常务会议决定的事项；
　　（五）分析形势，通报情况，部署工作等。
　　市政府常务会议一般每月召开2次。根据需要请市政府副秘书长、市政府有关部门负责人和区县长列席；可以邀请市委、市人大常委会、市政协常委会领导和其他有关单位负责人列席。
　　十三、市长办公会议。由市长、副市长、市政府秘书长组成，由市长或者市长委托常务副市长召集和主持。会议主要任务是：
　　（一）研究、确定市政府工作中涉及全面工作、全市性重大活动需要统筹协调安排的事项；
　　（二） 研究处理市政府日常工作中的重要问题；
　　（三） 讨论和决定市政府各工作部门和各区县政府向市政府请示的涉及全市的重要事项。
　　市长办公会议一般每月召开2次。根据需要，可以请与议题有关的市政府副秘书长、市政府有关部门负责人和区县长列席。
　　十四、市政府专题会议。由市长、常务副市长、市政府秘书长组成。主要任务是：讨论并研究决定市政府重要工作或比较紧急的事项。
　　市政府专题会议一般每2周召开1次。根据需要，请与议题有关的副市长、市政府副秘书长和市政府有关部门负责人、区县长参加。
　　市长、副市长、市政府秘书长可根据工作需要不定期召开会议，研究、协调、处理市政府各工作部门和各区县政府向市政府请示的有关工作和市政府工作中的专项问题。
　　十五、市长碰头会议。由市长、副市长、市政府秘书长组成。由市长召集和主持。其主要任务是：传达贯彻党中央、国务院及市委有关决策，沟通情况，研究有关重点工作。
　　市长碰头会议一般每周召开1次。
　　十六、市政府全体会议、市政府常务会议、市长办公会议、市政府专题会议的议题由市长审定，会议的组织工作，由市政府办公厅负责。会议纪要由市政府秘书长签发，必要时报市长或者常务副市长、主管副市长签发。
　　十七、以市政府名义召开的会议（包括电视电话会议）。市政府及其工作部门以市政府名义召开的全市性大会，根据需要不定期召开。其主要任务是：部署涉及全市性的重要专项工作。
　　十八、加强会议议题的协调审核。市政府办公厅根据《政府工作报告》、《市政府在直接关系群众生活方面拟办的重要实事》及其他重点工作、重大改革事项，每年年初提出全年重要议题计划，提交市政府常务会议审定；每季度提出会议议题具体安排，提前通知市政府有关部门做好准备。
　　会议议题涉及多个市政府工作部门、单位的，主办部门应在会前进行协调，市政府有关部门提出的协调意见应由该部门主任或局长签署。经主办部门协调意见仍不一致的，报主管副市长协调或由主管副市长委托市政府副秘书长协调，协调后部门间意见仍有分歧的，主办部门应在市政府有关会议上将分歧意见列明，并提出倾向性意见。
　　会议议题由主管副市长提出，报市长、常务副市长审定后安排上会。
　　凡属副市长、市政府各工作部门、各区县政府职责权限范围内决定、审批的事项，或会前未经协调的事项，不安排市政府会议讨论研究。
　　十九、市政府会议决定的事项，市政府各工作部门和各区县政府要坚决执行，抓紧办理，并及时准确地反馈落实情况。市政府会议决定事项的落实情况，由市政府办公厅负责催办、督查，及时向市政府汇报，并将落实情况作为市政府各工作部门、各区县政府年终考核的内容。
　　二十、对以市政府名义召开的会议实行总量控制，切实压缩会议数量、规模和经费。大力提倡开短会、小会、电视电话会；坚持周一无会日制度,除连续召开的会议外，周一不安排全市性大会；全市性大会应选择在经济适用的场所召开，一般不安排住会。
　　二十一、严格会议请假制度。市政府各工作部门、各区县政府接到市政府会议通知，应当按照通知要求出席会议。凡因参加党中央、国务院的重要会议、活动及本市的重要外事活动，或因出差、出访、生病、休假等原因，不能出席市政府会议的，应提前向市政府秘书长请假，未经同意不得由他人代替出席会议。
　　二十二、要认真推行政务公开制度，坚持民主决策。凡制定涉及群众利益和影响全局工作的重大决策，都应当履行民主决策程序。要采取召开听证会、专家论证会等形式，充分听取人大代表、政协委员和专家、群众代表的意见。市政府全体会议作公开报道，市政府常务会议、市长办公会议讨论直接关系群众利益或涉及全市经济社会发展的重要议题时作公开报道。市政府各工作部门要设立新闻发言人，按照市委统一要求，正确、全面地做好政府宣传工作。

公文审批制度

　　二十三、审批公文，应当遵守《国家行政机关公文处理办法》、《北京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》及有关规定。制定市政府规章，应当遵守《北京市人民政府规章制定办法》。
　　二十四、市政府各工作部门和各区县政府报送市政府审批的公文，由市政府办公厅统一处理，按照市政府领导分工呈批，重大事项报送常务副市长、市长审批。
　　二十五、市政府领导审批公文时，应当签署明确意见。对于一般报告性公文，圈阅表示已阅知；对于有具体请示事项的公文，圈阅则表示同意请示的事项。
　　二十六、市政府发布的决定、命令（令），向市人民代表大会或市人民代表大会常务委员会提出的议案，人事任免，由市长签署。
　　二十七、以市政府或者市政府办公厅名义制发公文，由市政府办公厅审核后，报市政府秘书长核转主管副市长签发。其中，重大事项报常务副市长、市长签发；以市政府名义制发的“请示”、“报告”，应当由市长或者市长委托常务副市长签发。
　　属市政府办公厅职权范围内的事务，以市政府办公厅名义制发公文，可由市政府秘书长签发。
　　市政府副秘书长主持召开会议形成的协调意见，可根据需要，由主持会议的市政府副秘书长签报市政府领导同意后，由市政府办公厅转有关部门和单位办理。
　　二十八、切实精简公文，以市政府或者市政府办公厅名义制发的文件，应当少而精，注重实效，其内容应当是涉及全市全局性的重要决策、重大政策措施、重要工作部署以及其他重要事项。凡属部门职权范围内的事务，由部门自行发文。提高公文处理工作的效率，紧急公文限时办理，确保公文传递及时、准确。
　　二十九、市政府各工作部门和各区县政府报送市政府审批的公文，由市政府各工作部门和各区县政府的主要负责人签发，并严格按程序报送，原则上不直接报市政府领导。
　　三十、请示事项如涉及其他部门的职责，主办部门应征求有关部门的意见，协办部门积极配合，取得一致意见，经有关部门负责人会签后报送市政府。部门间意见如有分歧，主办部门应将有关部门的意见一并报送。
　　三十一、市政府各工作部门和各区县政府报送市政府或市政府办公厅的公文，凡不符合《国家行政机关公文处理办法》、《北京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》及有关规定的，应退回报文单位。
　　三十二、以市政府、市政府办公厅名义发布的公文，原则上应予公开，并在《北京市人民政府公报》上刊登；市政府各工作部门发布的公文，也应在《北京市人民政府公报》上刊登。不能公开的，应报市政府秘书长并经市长批准。

市政府领导人出席内事活动制度

　　三十三、市政府领导应集中精力研究处理全市中心工作和重大问题，以市委、市政府名义召开的会议和举办的活动，由市政府办公厅商市委办公厅协调安排，实行统一报批。市政府各工作部门和各区县政府邀请市政府领导出席会议、活动均应事先书面请示，由市政府办公厅根据工作需要、领导分工及有关规定，提出审核意见报批。经批准的重要会议或活动，一般只安排1至2位市政府领导出席。市政府领导参加内事活动应轻车简从，减少陪同，不准超标准接待。
　　对邀请市政府领导签发贺信、题词和为出版物作序，一般不予安排。特殊情况，经市政府办公厅审核后，报市政府领导审批。
　　市政府各工作部门和各区县政府举办的事务性活动，一般不邀请全国人大常委会、国务院、全国政协的领导出席，确需邀请的，应报市政府批准。
　　三十四、减少一般性事务活动。各部门举办的表彰会、座谈会、研讨会、报告会、周年纪念会，各区县、各单位举办的开业、奠基、剪彩、首发（首映）式、宣传周（月、日）、各类节庆活动和媒体宣传、录播节日晚会，各种商业性应酬等活动，以及接见出席各种会议和活动的代表及合影，一般不安排市政府领导出席。
　　三十五、市政府领导内事活动的宣传报道应从严掌握。由市政府组织或者经市政府批准的重要会议和活动，市政府领导出席市政府工作部门或者区县政府举办的会议、活动，下基层调查研究、检查指导工作等，均应按照市政府批准的方案宣传报道。

出访及出席外事活动制度

　　三十六、市政府副市级（含）以上领导出访，经分管外事工作的副市长审核，报市委书记、市长同意，并经中央有关业务归口管理部门审核后，报国务院审批。市政府秘书长及市政府各工作部门和各区县政府、各市属事业单位局级正职行政领导和市委、市政府管理的企业正职业务领导出访，经市政府分管外事工作的副市长审核，并报主管副市长同意后，报市长审批。市政府副秘书长及上述有关单位的局级副职行政领导和企业副职业务领导出访，由分管外事工作的副市长审批，并报主管副市长同意。市政府领导出访时的迎送事宜由市政府外事办公室统一安排。
　　三十七、市政府各工作部门和各区县政府对外友好往来方面的活动，需要邀请市政府副秘书长以上领导出席的，均应书面报市政府外事办公室统一安排。市政府各工作部门和各区县政府不得直接给市政府领导发送参加外事活动的请柬。

调查研究制度

　　三十八、市政府领导要坚持一切从实际出发，理论联系实际，实事求是，以科学的态度和求实的精神，大力开展调查研究工作。
　　三十九、市政府领导每年至少有1个月的时间，通过深入基层和召开座谈会等多种形式开展调研。认真制定调研计划，选定重点课题，撰写1篇对推动全市工作有指导意义的调研报告。
　　四十、注重调研成果的转化。要紧密结合本市实际，同首都率先基本实现现代化奋斗目标、同解决群众的实际问题和当前经济、社会生活中的突出问题相结合，着重研究解决现实和长远发展问题。把调查研究作为决策的必经程序，凡事关经济和社会发展的全局性问题和涉及群众切身利益的重大问题，在决策之前，都要进行深入的调查研究。
　　四十一、改进调研方法和手段，注意发挥专家、学者的作用，充分利用专家、学者的研究成果，提高决策的民主化和科学化水平。

督查和督查考核工作制度

　　四十二、对重大决策和重要工作部署实行督查工作制度。市政府领导对分管部门的工作进行认真部署，采取有力措施，加大督促检查力度，确保决策落实。进一步完善督查网络，建立政府督查工作项目管理责任制，实行网络督查、联合督查等制度。市政府各工作部门每季度应对照任务和目标进行一次重点检查，半年进行一次全面检查，发现问题及时解决。
　　四十三、对市政府工作部门实行督查考核制度。市政府每年要对市政府工作部门完成工作任务情况、各部门工作目标完成情况以及创新工作、依法行政、廉政建设执行情况进行全面的督查考核，并据此奖优罚劣。

出差（出访）、休假的请假报告制度

　　四十四、市长离京出差（出访），应当事前向国务院和市委报告。副市长、市政府秘书长离京出差（出访）、休假，本人应当事前向市长报告，经批准后，将外出的时间、地点、联系方式等有关事项告市政府办公厅。出差（出访）、休假回京后，应向市长报告有关情况，必要时通报市政府其他领导。
　　四十五、市政府副秘书长和市政府各工作部门主任、局长以及各区县长离京出差（出访）、休假，本人应事前向市政府秘书长请假，由市政府秘书长向市长、主管副市长通报。经批准同意后，应将外出的时间、地点、联系方式和代为主持工作的负责人名单报市政府办公厅。外出回京后，应告知市政府办公厅。